Nhằm mục đích tổ chức triển khai thống nhất việc rà soát, thu thập, tạo lập, kiểm tra, chuẩn hóa, xác minh, phê duyệt và cập nhật dữ liệu tôn giáo trên địa bàn xã theo Quyết định số 703/QĐ-BDTTG ngày 13/8/2026 của Bộ trưởng Bộ Dân tộc và Tôn giáo và hướng dẫn của Ban Tôn giáo Chính phủ; Xây dựng cơ sở dữ liệu tôn giáo đầy đủ, chính xác, thống nhất, có nguồn thông tin rõ ràng, phục vụ công tác quản lý nhà nước về tín ngưỡng, tôn giáo; từng bước đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu trên Hệ thống thông tin Cơ sở dữ liệu về tôn giáo; Tạo lập dữ liệu đối với các nhóm đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước về tín ngưỡng, tôn giáo theo quy định, gồm: tổ chức tôn giáo trực thuộc; nhóm sinh hoạt tôn giáo tập trung; cơ sở tôn giáo; chức sắc, chức việc, nhà tu hành và các đối tượng khác theo phạm vi, thẩm quyền được phân công; Từng bước hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tín ngưỡng, tôn giáo.

Ủy ban nhân dân xã Tân Qan đã ban hành Kế hoạch số 264/KH-UBND ngày 08/9/2026 về triển khai thu thập, tạo lập và cập nhật dữ liệu tôn giáo trên địa bàn xã đối với các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước về tín ngưỡng, tôn giáo và thuộc trách nhiệm thu thập, tạo lập, cập nhật của địa phương theo quy định.

1. Nội dung thực hiện

a) Rà soát, xác định đối tượng

- Phòng Văn hóa – Xã hội:

+ Rà soát các đối tượng thuộc phạm vi quản lý trên địa bàn; phân loại theo từng nhóm đối tượng và biểu mẫu tương ứng.

+ Đối chiếu với hồ sơ, tài liệu, văn bản quản lý nhà nước và các nguồn thông tin hợp pháp hiện có.

+ Xác định tình trạng hồ sơ của từng đối tượng: đầy đủ; thiếu thông tin; cần bổ sung; cần xác minh; có khả năng trùng lặp hoặc có thông tin chưa thống nhất.

+ Lập danh sách tổng hợp đối tượng thuộc trách nhiệm thu thập, tạo lập dữ liệu và gửi về Sở Dân tộc và Tôn giáo để theo dõi, đối chiếu.

b) Thu thập thông tin và kê khai phiếu

- Các Ban ấp tổ chức thu thập thông tin theo đúng đối tượng, phạm vi và biểu mẫu được phân công; hướng dẫn tổ chức, cá nhân có liên quan kê khai đầy đủ, chính xác các nội dung theo phiếu.

- Thông tin kê khai phải được đối chiếu với hồ sơ, tài liệu, văn bản và các nguồn thông tin hợp pháp đang được cơ quan có thẩm quyền quản lý, lưu trữ.

- Đối với nội dung chưa có đủ căn cứ xác định, không tự ý suy đoán hoặc bổ sung; ghi nhận tình trạng thiếu thông tin và phối hợp với Phòng Văn hóa – xã hội để hướng dẫn xác minh, bổ sung.

c) Kiểm tra phiếu và nhập dữ liệu trên Hệ thống

- Sau khi thu thập phiếu, các Ban ấp nộp phiếu về Phòng Văn hóa – Xã hội. Phòng Văn hóa – Xã hội thực hiện kiểm tra sơ bộ về: Đúng đối tượng, đúng biểu mẫu; đầy đủ các trường thông tin cần thiết; thống nhất giữa phiếu thu thập với hồ sơ, tài liệu nguồn; tính hợp lý của thông tin về địa bàn, tổ chức, cá nhân và tình trạng hoạt động; khả năng trùng lặp với đối tượng đã có trên Hệ thống.

- Công chức Phòng Văn hóa – Xã hội được UBND xã phân công thực hiện nhập dữ liệu trên Hệ thống theo đúng biểu mẫu, trường dữ liệu, danh mục dùng chung, cấu trúc và quy tắc nghiệp vụ được hướng dẫn.

- Trước khi tạo lập bản ghi mới, phải kiểm tra, đối chiếu thông tin trên Hệ thống để hạn chế tạo lập bản ghi trùng lặp.

- Sau khi nhập dữ liệu, Phòng Văn hóa – Xã hội kiểm tra lại thông tin đã nhập, bảo đảm phù hợp với phiếu thu thập và hồ sơ nguồn; kịp thời chỉnh sửa, bổ sung khi phát hiện sai sót.

d) Bàn giao phiếu và hồ sơ về SởDân tộc và Tôn giáo

- Sau khi hoàn thành việc thu thập và nhập dữ liệu, Phòng Văn hóa – Xã hội tham mưu UBND xã tổng hợp, phân loại và bàn giao phiếu thu thập về Sở Dân tộc và Tôn giáo theo tiến độ. Hồ sơ bàn giao gồm:

+ Phiếu thu thập theo từng biểu mẫu;

+ Danh sách tổng hợp đối tượng đã thu thập;

+ Danh sách trường hợp chưa thu thập hoặc chưa đủ thông tin;

+ Danh sách trường hợp cần xác minh, bổ sung;

+ Các tài liệu liên quan khác theo yêu cầu của Sở.

- Việc bàn giao phải có danh sách thống kê, số lượng cụ thể và người chịu trách nhiệm bàn giao, tiếp nhận.

e) Phê duyệt và cập nhật dữ liệu chính thức

- Trên cơ sở phiếu thu thập và hồ sơ, tài liệu có liên quan, thực hiện tạo lập bản ghi trên Hệ thống theo đúng biểu mẫu, mã định danh, danh mục dùng chung, cấu trúc và quy tắc nghiệp vụ.

- Dữ liệu chỉ được trình phê duyệt sau khi hoàn thành việc kiểm tra, chuẩn hóa, xác minh khi cần thiết và có đủ căn cứ, hồ sơ nguồn theo quy định.

- Dữ liệu được phê duyệt theo thẩm quyền được cập nhật vào khu vực dữ liệu chính thức của Hệ thống.

- Đối với dữ liệu yêu cầu bổ sung, hiệu chỉnh hoặc chưa đủ điều kiện phê duyệt phải xác định rõ nội dung còn thiếu, nguyên nhân và hướng xử lý; tiếp tục bổ sung, xác minh, hoàn thiện theo quy định. 

2. Tiến độ và các giai đoạn thực hiện

Giai đoạn 1: Chuẩn bị, rà soát và xác định danh mục đối tượng

- Thời gian: Từ khi ban hành Kế hoạch đến trước ngày 15/9/2026

+ Ban hành và triển khai Kế hoạch đến các Ban ấp và các đơn vị, tổ chức có liên quan.

+ Tiếp nhận, phổ biến các biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn, tài khoản và các điều kiện kỹ thuật phục vụ thực hiện trên Hệ thống.

+ Rà soát, lập danh mục toàn bộ đối tượng thuộc phạm vi quản lý của xã

+ Phân loại dữ liệu theo các nhóm: đã đầy đủ hồ sơ, thiếu thông tin; cần bổ sung; cần xác minh; có nguy cơ trùng lặp hoặc có mâu thuẫn.

- Kết quả: Hoàn thành danh mục đối tượng quản lý thuộc trách nhiệm của địa phương, xác định rõ địa bàn, loại đối tượng, biểu mẫu và tình trạng hồ sơ làm cơ sở tổ chức thu thập tạo lập dữ liệu.

Giai đoạn 2: Thu thập, tạo lập và cập nhật dữ liệu đợt 1

- Thời gian: Từ ngày 15/9/2026 đến trước ngày 30/9/2026

+ Tập trung thu thập, tạo lập dữ liệu đối với các đối tượng đã có đầy đủ hồ sơ pháp lý, thông tin rõ ràng, có khả năng đối soát và các đối tượng phục vụ trực tiếp công tác quản lý nhà nước, giải quyết thủ tục hành chính.

+ Kiểm tra, chuẩn hóa, tạo lập bản ghi và thực hiện quy trình xử lý trên Hệ thống.

- Mục tiêu: Hoàn thành thu thập và tạo lập dữ liệu đối với tối thiểu 30% đối tượng quản lý trên địa bàn trước ngày 30/9/2026.

Giai đoạn 3: Đẩy mạnh thu thập, tạo lập, kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu

- Thời gian: Từ ngày 01/10/2026 đến trước ngày 30/10/2026

+ Tiếp tục thu thập, tạo lập dữ liệu đối với các đối tượng còn lại.

+ Tập trung ưu tiên các đối tượng phục vụ trực tiếp công tác quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực tôn giáo.

+ Tăng cường kiểm tra, chuẩn hóa, xác minh và xử lý dữ liệu thiếu, sai, trùng lặp, mâu thuẫn.

- Mục tiêu: Hoàn thành thu thập và tạo lập dữ liệu đối với tối thiểu 80% đối tượng quản lý trên địa bàn trước ngày 30/10/2026.

Giai đoạn 4: Hoàn thành thu thập, tạo lập dữ liệu

- Thời gian: Từ ngày 01/11/2026 đến trước ngày 30/11/2026

+ Rà soát toàn bộ các đối tượng chưa được thu thập, tạo lập dữ liệu.

+ Hoàn thành thu thập, tạo lập dữ liệu đối với các trường hợp còn lại; xử lý các trường hợp thiếu hồ sơ, cần xác minh hoặc có thông tin chưa thống nhất.

- Mục tiêu: Hoàn thành thu thập và tạo lập dữ liệu đối với 100% đối tượng quản lý thuộc trách nhiệm của địa phương trước ngày 30/11/2026.

Giai đoạn 5: Kiểm tra, làm sạch, xác minh và phê duyệt dữ liệu

- Thời gian: Từ ngày 01/12/2026 đến trước ngày 15/12/2026

+ Kiểm tra tổng thể dữ liệu đã tạo lập. Làm sạch, xử lý dữ liệu trùng lặp, thiếu, sai, mâu thuẫn hoặc chưa thống nhất.

+ Hoàn thành xác minh đối với các trường hợp cần thiết.

+ Trình và thực hiện phê duyệt theo thẩm quyền, bảo đảm dữ liệu đủ điều kiện trở thành dữ liệu chính thức.

- Mục tiêu: Trước ngày 15/12/2026 hoàn thành kiểm tra, làm sạch và phê duyệt dữ liệu do địa phương quản lý, theo hướng dẫn của Ban Tôn giáo Chính phủ.

Giai đoạn 6: Cập nhật thường xuyên

Sau khi hoàn thành việc tạo lập dữ liệu ban đầu, thực hiện cập nhật thường xuyên theo sự kiện phát sinh, thay đổi của đối tượng quản lý; theo kết quả giải quyết thủ tục hành chính; hoạt động quản lý nhà nước, kết nối dữ liệu hoặc các đợt rà soát theo kế hoạch.

3. Phân công trách nhiệm

3.1. Phòng Văn hóa – Xã hội

- Chủ trì triển khai, hướng dẫn và đôn đốc thực hiện Kế hoạch trên địa bàn xã.

- Hướng dẫn các Ban ấp về biểu mẫu, nội dung thu thập.

- Thực hiện nhập, tạo lập dữ liệu trên Hệ thống đối với các đối tượng thuộc phạm vi, trách nhiệm được phân công; bảo đảm thông tin nhập trên Hệ thống phù hợp với phiếu thu thập và hồ sơ, tài liệu nguồn.

- Kiểm tra, rà soát dữ liệu trước khi gửi trên Hệ thống; kịp thời sửa đổi, bổ sung các trường thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc chưa thống nhất.

- Sau khi hoàn thành thu thập và nhập dữ liệu, tổng hợp, đóng gói hồ sơ và gửi toàn bộ phiếu thu thập về Sở Dân tộc và Tôn giáo theo thời gian quy định để phục vụ kiểm tra, đối chiếu, chuẩn hóa và xác minh.

- Phối hợp với Sở Dân tộc và Tôn giáo xử lý các trường hợp dữ liệu thiếu, sai, trùng lặp, mâu thuẫn hoặc cần xác minh; thực hiện bổ sung, hiệu chỉnh dữ liệu trên Hệ thống khi có yêu cầu.

- Không tự xác lập tư cách tổ chức, phẩm vị, chức vụ, tình trạng nhà tu hành hoặc quan hệ tổ chức khi chưa có nguồn thông tin có thẩm quyền; trường hợp vượt thẩm quyền, chưa đủ căn cứ hoặc có mâu thuẫn thì chuyển Sở Dân tộc và Tôn giáo xử lý.

- Phân công công chức đầu mối sử dụng Hệ thống; chịu trách nhiệm về nguồn và tính xác thực của thông tin do cấp xã trực tiếp thu thập, tạo lập hoặc xác minh trong phạm vi thẩm quyền.

- Chịu trách nhiệm trước UBND xã và Sở Dân tộc và Tôn giáo về tính đầy đủ, chính xác của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý và tiến độ được giao.

3.2. Các Ban ấp

- Rà soát, xác định đầy đủ đối tượng thuộc phạm vi quản lý trên địa bàn; tổ chức thu thập thông tin về hiện trạng, địa chỉ, tình trạng hoạt động, người phụ trách và các thông tin liên quan theo từng biểu mẫu.

- Hướng dẫn tổ chức, cá nhân có liên quan kê khai phiếu; kiểm tra ban đầu về tính đầy đủ, phù hợp với địa bàn, nguồn thông tin với hồ sơ, tài liệu hiện có.

- Không tự xác lập tư cách tổ chức, phẩm vị, chức vụ, tình trạng nhà tu hành hoặc quan hệ tổ chức khi chưa có nguồn thông tin có thẩm quyền; trường hợp vượt thẩm quyền, chưa đủ căn cứ hoặc có mâu thuẫn thì chuyển Phòng Văn hóa – Xã hội xử lý.

- Sau khi hoàn thành thu thập, tổng hợp và gửi toàn bộ phiếu thu thập về Phòng Văn hóa – xã hội theo thời gian quy định để phục vụ kiểm tra, đối chiếu, chuẩn hóa và xác minh.

3.3. Tổ chức, cá nhân cung cấp dữ liệu và người được giao thực hiện trên Hệ thống

- Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cung cấp đúng phạm vi nghĩa vụ hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền; chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp của thông tin, tài liệu do mình cung cấp; phối hợp giải trình, bổ sung, xác minh khi được đề nghị.

- Người được giao thu thập, tạo lập dữ liệu phải sử dụng đúng biểu mẫu, phản ánh trung thực hồ sơ nguồn, kiểm tra khả năng trùng lặp, ghi đủ nguồn, thời điểm và nội dung xử lý.

- Người được giao kiểm tra, xác minh hoặc phê duyệt chịu trách nhiệm thực hiện đúng phạm vi được phân công, nêu rõ kết quả và lý do xử lý; không phê duyệt dữ liệu khi chưa đủ căn cứ.

- Người sử dụng tài khoản Hệ thống chịu trách nhiệm về thao tác bằng tài khoản được cấp; không sử dụng chung tài khoản, không tự ý thay đổi, xóa, sao chép hoặc cung cấp dữ liệu trái thẩm quyền.